निगम से संबंधित शासन प्रणाली

ज़ोटेफोम्स की संस्कृति

बोर्ड ज़ोटेफोम्स की संस्कृति की निगरानी करने और यह सुनिश्चित करने में अपनी भूमिका को समझता है कि यह रणनीति, मूल्यों और हितधारकों की अपेक्षाओं के अनुरूप हो। एक मार्गदर्शक के रूप में, बोर्ड अपने निर्णयों और व्यवहार के माध्यम से समूह की संस्कृति को प्रतिबिंबित करने का प्रयास करता है। अपने निर्णय लेने की प्रक्रिया को बेहतर बनाने के लिए, बोर्ड समूह की संस्कृति का आकलन, समझ और निगरानी करने के लिए विभिन्न तरीकों का उपयोग करता है।.

समाज के हित में सर्वोत्तम सामग्री समाधान प्रदान करने के उद्देश्य से प्रेरित होकर, ज़ोटेफोम्स ने कुछ मूल्यों का समूह विकसित किया है जो समूह की सांस्कृतिक पहचान को आकार देने और उसकी संस्कृति को प्रभावित करने के उद्देश्य से हैं: साहस, प्रभाव और सम्मान। अधिक जानकारी हमारे सीईओ की समीक्षा और हमारे सामाजिक अनुभाग। बोर्ड इन मूल्यों को व्यवसाय में स्थापित करने और यह सुनिश्चित करने पर विशेष बल देता है कि ये मूल्य समूह भर में कर्मचारियों के निर्णय लेने में परिलक्षित हों।

बोर्ड, ग्रुप सीईओ और ग्रुप चीफ पीपल ऑफिसर द्वारा सामाजिक मामलों पर नियमित अपडेट के माध्यम से, ज़ोटेफोम्स की संस्कृति के कार्यान्वयन की निगरानी करता है। 2025 में, बोर्ड ने ग्रुप की संस्कृति को और अधिक सुदृढ़ करने के उद्देश्य से कई पहलों पर ध्यान दिया, जिनमें एक व्यापक नेतृत्व कार्यक्रम, नियमित अंतर-क्षेत्रीय मंच, पूरे ग्रुप में समावेशन और संस्कृति पर प्रतिक्रिया का समर्थन करने के लिए ग्लोबल एंगेजमेंट चैंपियंस की नियुक्ति, और पूरे वर्ष आयोजित होने वाले वैश्विक टाउन हॉल कार्यक्रम शामिल हैं, ताकि सभी कर्मचारी संस्कृति सहित विभिन्न विषयों पर अपने विचार व्यक्त कर सकें। बोर्ड के सदस्य नियमित अंतराल पर कर्मचारियों के साथ व्यक्तिगत रूप से बातचीत भी करते हैं, जिसमें अंतरराष्ट्रीय स्तर पर साइट विज़िट भी शामिल हैं। अपनी समितियों की सहायता से, बोर्ड स्वास्थ्य और सुरक्षा, आधुनिक दासता, व्हिसलब्लोइंग, विविधता, समानता, समावेशन और जुड़ाव, और अन्य प्रासंगिक मामलों से संबंधित कई कंपनी नीतियों की प्रभावशीलता की निगरानी करता है।.

बोर्ड इस निष्कर्ष पर पहुंचा है कि 2025 तक समूह में उचित संस्कृति को स्थापित करने की दिशा में संतोषजनक प्रगति जारी है और उसे कोई चिंता नहीं है।.

कंपनी द्वारा अपने कर्मचारियों में निवेश करने और उन्हें पुरस्कृत करने के संबंध में अपनाए गए दृष्टिकोण का विवरण निदेशकों के पारिश्रमिक रिपोर्ट।

शेयरधारकों के साथ संबंध

शेयरधारकों के साथ हमारी संचार रणनीति प्रभावी और पारदर्शी जुड़ाव के सिद्धांत द्वारा निर्देशित है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि बोर्ड, विशेष रूप से गैर-कार्यकारी निदेशक, शेयरधारकों के विचारों को समझें, समूह के कॉर्पोरेट ब्रोकर निवेशक बैठकों से, विशेष रूप से अंतरिम और प्रारंभिक परिणामों की घोषणा के बाद आयोजित बैठकों से, संक्षिप्त प्रतिक्रिया प्रदान करते हैं। कार्यकारी निदेशकों और संस्थागत शेयरधारकों के बीच बैठकें आमतौर पर समूह के अंतरिम और प्रारंभिक परिणामों की घोषणा के बाद वर्ष में दो बार, क्रमशः अगस्त और मार्च में आयोजित की जाती हैं। अन्य बैठकें संस्थागत शेयरधारकों के अनुरोध पर आयोजित की जाती हैं। 2025 में, निवेशकों को मार्च में आयोजित पूंजी बाजार दिवस में कंपनी के अध्यक्ष और समूह के सीईओ के साथ शामिल होने के लिए आमंत्रित किया गया था। बोर्ड व्यक्तिगत शेयरधारकों के साथ जुड़ने के महत्व को भी समझता है, और कार्यकारी निदेशक निवेशक मीट कंपनी डिजिटल प्लेटफॉर्म के माध्यम से वर्ष में कम से कम दो बार प्रस्तुतियाँ देते रहते हैं। यह प्लेटफॉर्म व्यक्तिगत निवेशकों को निवेशक रोडशो के हिस्से के रूप में लाइव, इंटरैक्टिव प्रस्तुतियों के माध्यम से संस्थागत निवेशकों के समान दो-तरफ़ा जुड़ाव का अवसर प्रदान करता है। अध्यक्ष और वरिष्ठ स्वतंत्र निदेशक, साथ ही अन्य गैर-कार्यकारी निदेशक, अनुरोध किए जाने पर संस्थागत शेयरधारकों से मिलने के लिए उपलब्ध हैं। कंपनी ने ग्रुप सीएफओ के उत्तराधिकार, सियोहेउंग कंपनी लिमिटेड के साथ एक नई रणनीतिक साझेदारी, ग्रुप के एशिया निवेश का समर्थन करने के लिए एक कार्यकारी की नियुक्ति, ओवरसीज कॉन्स्टेलेशन कंपनी एसए के अधिग्रहण और बोर्ड में बदलाव सहित नियामक समाचार सेवाओं की घोषणाओं के माध्यम से शेयरधारकों को व्यवसाय के भीतर के घटनाक्रमों से अवगत कराना जारी रखा।.

2026 की वार्षिक आम बैठक में अपनाई जाने वाली निदेशकों के पारिश्रमिक नीति के प्रस्तावों पर शेयरधारकों के साथ परामर्श 2025 और 2026 की शुरुआत में आयोजित किए गए थे। इनमें प्रस्तावों की रूपरेखा कंपनी के शीर्ष 13 शेयरधारकों को भेजी गई थी, जो उस समय शेयरधारक आधार का 58.4% थे, और इसके बाद टेलीफोन या ऑनलाइन बैठकों के माध्यम से उनसे बातचीत की गई, जिसमें प्राप्त प्रतिक्रियाओं को ध्यान में रखा गया ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि प्रस्ताव शेयरधारकों की अपेक्षाओं के अनुरूप हों। अधिक जानकारी निदेशकों के पारिश्रमिक रिपोर्ट।

वार्षिक रिपोर्ट, आम बैठक (एजीएम), समूह की वेबसाइट www.zotefoams.com और सोशल मीडिया चैनल भी निवेशकों के साथ संवाद स्थापित करने में सहायक होते हैं। बोर्ड समितियों के अध्यक्ष आम तौर पर एजीएम में प्रश्नों के उत्तर देने के लिए उपस्थित रहते हैं।

आंतरिक नियंत्रण

आंतरिक नियंत्रण ढांचा

यूके कॉर्पोरेट गवर्नेंस कोड के अनुपालन में, बोर्ड समूह के जोखिम प्रबंधन और आंतरिक नियंत्रण प्रणालियों की निगरानी करता है और कम से कम वार्षिक रूप से उनकी प्रभावशीलता की समीक्षा करता है। बोर्ड की निगरानी में वित्तीय, परिचालन और अनुपालन नियंत्रण सहित सभी नियंत्रण शामिल हैं। जोखिम प्रबंधन और प्रमुख जोखिम अनुभाग समीक्षा द्विवार्षिक रूप से की जाती है।

यह मुख्य रूप से प्रबंधन से प्राप्त रिपोर्टों की समीक्षा पर आधारित है, ताकि यह विचार किया जा सके कि महत्वपूर्ण और उभरते जोखिमों की पहचान, मूल्यांकन, प्रबंधन और नियंत्रण किया गया है या नहीं, और क्या किसी भी महत्वपूर्ण कमियों को तुरंत दूर किया गया है। बोर्ड, लेखापरीक्षा समिति के माध्यम से, एक तीन वर्षीय, जोखिम-आधारित, आंतरिक लेखापरीक्षा योजना भी निर्धारित करता है और रिपोर्ट के निष्कर्षों पर की गई कार्रवाई और समापन की समीक्षा करता है। वार्षिक रूप से, बोर्ड समेकित वित्तीय विवरण तैयार करने के उद्देश्य से लागू प्रमुख वित्तीय नीतियों, प्रक्रियाओं और नियंत्रणों पर प्रबंधन से एक रिपोर्ट प्राप्त करता है और उनकी प्रभावशीलता की समीक्षा करता है।.

लेखापरीक्षा समिति बोर्ड को उसकी समीक्षा संबंधी जिम्मेदारियों को पूरा करने में सहायता करती है।.

आंतरिक नियंत्रण ढांचे और समूह के सामने मौजूद प्रमुख जोखिमों की समीक्षा के दौरान, बोर्ड ने ऐसी कोई खामी या कमजोरी नहीं पाई, न ही उसे ऐसी किसी खामी या कमजोरी के बारे में सूचित किया गया, जिसे वह महत्वपूर्ण मानता हो। इसलिए, आवश्यक कार्रवाइयों के संबंध में पुष्टि करना उचित नहीं समझा गया है।.

समूह के आंतरिक नियंत्रण ढांचे के प्रमुख तत्व नीचे सूचीबद्ध हैं। इसके अतिरिक्त, बोर्ड संहिता के प्रावधान 29 की आवश्यकताओं से अवगत है और लेखापरीक्षा समिति की रिपोर्ट।

नियंत्रण वातावरण

समूह के उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए व्यावसायिक कार्यों की योजना बनाने, उन्हें क्रियान्वित करने, नियंत्रित करने और उनकी निगरानी करने हेतु समूह के पास एक उपयुक्त संगठनात्मक संरचना है। समग्र व्यावसायिक उद्देश्य बोर्ड द्वारा निर्धारित किए जाते हैं और पूरे संगठन में संप्रेषित किए जाते हैं। उत्तरदायित्वों और अधिकार प्रत्यायोजनों का स्पष्ट दस्तावेजीकरण किया गया है। समूह का ईआरपी आईटी सिस्टम उपयुक्त है, अच्छी तरह से रखरखाव किया जाता है और जहां भी संभव हो, कर्तव्यों के पृथक्करण के प्रभावी अनुप्रयोग सहित नियंत्रणों को स्वचालित करने के लिए इसका उपयोग किया जाता है।.

नियंत्रण प्रक्रियाएँ

समूह ने वित्तीय लेन-देन के पूर्ण और सटीक लेखांकन को सुनिश्चित करने और परिसंपत्तियों की हानि या धोखाधड़ी के संभावित जोखिम को सीमित करने के लिए नियंत्रण प्रक्रियाएं लागू की हैं। अपनाए गए उपायों में भौतिक नियंत्रण, कर्तव्यों और वित्तीय अधिकार स्तरों का पृथक्करण, और प्रबंधन, आंतरिक लेखा परीक्षक और बाह्य लेखा परीक्षक द्वारा समीक्षा शामिल हैं। इन नियंत्रण प्रक्रियाओं की प्रभावशीलता का परीक्षण प्रबंधन, लेखापरीक्षा समिति और बोर्ड द्वारा किया जाता है।.

नियंत्रण स्व-मूल्यांकन और पदानुक्रमित रिपोर्टिंग की एक प्रक्रिया स्थापित की गई है, जो जवाबदेही का दस्तावेजी और लेखापरीक्षा योग्य रिकॉर्ड प्रदान करती है। ये प्रक्रियाएं पूरे समूह में लागू होती हैं और प्रबंधन के उच्चतर स्तरों पर तथा अंततः बोर्ड को क्रमिक आश्वासन प्रदान करती हैं। नियोजित सुधारात्मक कार्रवाइयों की समयबद्ध पूर्णता के लिए स्वतंत्र रूप से निगरानी की जाती है।.

जोखिम प्रबंधन

प्रबंधन अपने व्यवसाय के क्षेत्रों से संबंधित प्रमुख जोखिमों की पहचान और मूल्यांकन के लिए उत्तरदायी है। इन जोखिमों का आकलन निरंतर आधार पर किया जाता है और ये विभिन्न आंतरिक या बाह्य स्रोतों से संबंधित हो सकते हैं।.

समूह के जोखिम प्रबंधन ढांचे का विस्तृत विवरण यहां।

निगरानी और सुधारात्मक कार्रवाई

आंतरिक वित्तीय और गैर-वित्तीय नियंत्रण प्रणाली की निगरानी के लिए स्पष्ट और सुसंगत प्रक्रियाएं मौजूद हैं। लेखापरीक्षा समिति सामान्यतः वर्ष में कम से कम तीन बार बैठक करती है और अपने अधिकार क्षेत्र के अंतर्गत समूह की आंतरिक वित्तीय नियंत्रण प्रणाली की प्रभावशीलता की समीक्षा करती है। समिति को बाह्य लेखापरीक्षक, आंतरिक लेखापरीक्षक और प्रबंधन से रिपोर्ट प्राप्त होती हैं।.

जोखिम प्रबंधन ढांचे के अनुरूप गैर-वित्तीय नियंत्रणों की नियमित रूप से समीक्षा की जाती है। जोखिम समितियों द्वारा सुधारात्मक कार्रवाई की जाती है और अपवादों की रिपोर्ट लेखापरीक्षा समिति को दी जाती है।.

बोर्ड के साथ सूचना और संचार

वार्षिक बजट और त्रैमासिक पूर्वानुमान अपडेट योजना और प्रदर्शन प्रबंधन प्रक्रिया का एक महत्वपूर्ण हिस्सा हैं और बोर्ड इनके आधार पर प्रदर्शन की समीक्षा करता है। इसके अतिरिक्त, बोर्ड को मासिक प्रबंधन रिपोर्ट प्राप्त होती हैं, जिनमें वित्तीय परिणाम, प्रमुख प्रदर्शन संकेतकों के आधार पर प्रदर्शन और समीक्षाधीन माह के दौरान की गई महत्वपूर्ण गतिविधियों और उल्लेखनीय मामलों का विवरण होता है।.

इन तंत्रों के माध्यम से, समूह के प्रदर्शन की नियमित रूप से निगरानी की जाती है, जोखिमों की समय पर पहचान की जाती है, उनके वित्तीय प्रभावों का आकलन किया जाता है, नियंत्रण प्रक्रियाओं का मूल्यांकन किया जाता है, और सुधारात्मक कार्रवाइयों पर सहमति बनाकर उन्हें लागू किया जाता है।.

जवाबदेही

बोर्ड कंपनी की वित्तीय स्थिति और भविष्य की संभावनाओं का निष्पक्ष, संतुलित और सुगम्य विश्लेषण प्रस्तुत करने के अपने दायित्व को स्वीकार करता है। बोर्ड की ओर से और लेखापरीक्षा समिति की अनुशंसा पर, मैं पुष्टि करता/करती हूँ कि हमारा मानना ​​है कि 2025 की वार्षिक रिपोर्ट समूह की स्थिति, उसके प्रदर्शन और संभावनाओं के साथ-साथ उसके व्यवसाय मॉडल और रणनीति का निष्पक्ष, संतुलित और सुगम्य मूल्यांकन प्रस्तुत करती है।.

वार्षिक आम बैठक

हमारी वार्षिक आम बैठक यूके स्थित हमारे फोम निर्माण संयंत्र में आयोजित की जाएगी। उपस्थित लोगों को बोर्ड के सदस्यों से अनौपचारिक रूप से मिलने और प्रश्न पूछने का अवसर मिलेगा। 2026 की वार्षिक आम बैठक की सूचना में अधिक जानकारी दी गई है।.

मैं और निदेशक मंडल वार्षिक आम बैठक में शेयरधारकों का स्वागत करने के लिए उत्सुक हैं।.

एल ड्रमंड

कुर्सी

10 अप्रैल 2026